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初めてのイベント企画、迷ったときに意識すべき3つのポイント!

ブレスト

こんにちは。イベント販促担当のかじこです。
今回は、初めてだとついつい迷いがちな、イベントを企画する際の考え方・進め方についてご説明したいと思います!

大規模なイベントだけでなく、例えば学園祭の企画だったり、商店街などでお客さんを呼ぶためのイベント、町内会や地域の住民の交流を目的としたイベントなど、皆さんの身近なところに意外とイベントはあるものです。突然イベントを企画・実行しなくてはならない時もあるかもしれません。そんなときには、ぜひこちらの手順を参考にしてみてくださいね。

 

【1】目的を決める

 

まず始めにやるべきことは、そのイベントを開く目的を改めて整理することです。特に下記2点についてきちんと落とし込んでいきましょう。

1. なぜイベントを企画することになったのか

・企業・商品のプロモーションのため
・地域の活性化のため
・習い事等で、親御さんに向けた発表の場を設けるため
など、そもそも今回の企画に至るまでの経緯を整理します。

イベントを開く必要があるのか、もっと他に良い方法があるのではないか、など、最初のうちに突っ込んだところまで考えておくのも重要です。必ずしもイベントを開催することに固執する必要はありません。

2. 何をもって成功とするのか

上記でイベントを企画する経緯を振り返ったところで、それでは、イベントを開催することでどのような効果を見込んでいるのかも整理しておきましょう。

・○人以上が来場する
・会場やその周辺で○円以上の収益があがる
・来場者のうち、最低○%以上の方から満足度を得る
・(サービスの告知の場合には)○人以上からの申込みがある
など、イベントで達成すべき指標を定めます。曖昧にならないように、具体的に数値で表すことを心がけましょう。

目的が明確でないと、イベントの企画・制作を進める中で方針がぶれ、本来何がしたかったのか分からなくなってしまうことも多いです。ここは特に意識してきちんと整理しておきましょう。

 

【2】ターゲットを設定する

 

目的の設定とあわせて、ターゲットの設定もイベントを企画する上で非常に重要なポイントです。

上記で設定した目的によって、どういった客層を想定すべきか変わりますし、そのターゲットに合わせてイベント内容も考えていく必要があります。

考え方としては、例えば、若者、女性/男性、ご家族、高齢者向けなど、ターゲットを年齢層で区切ってみるのもよいですし、若手ロックバンド好き・体験型の謎解きイベントによく参加する・自分のスキルアップに関心ありなど、お客様の趣味・嗜好・行動にあわせて区切ってみるのもよいです。

ポイントはできるだけ細分化しておくこと!細分化することで、イベント内容の精度を高められるだけでなく、例えば告知の際に用いるツールや、キャッチコピーをより選別することもできます。極端な例ではありますが、高齢者向けのイベントをInstagramで告知しても効果はありませんよね。ターゲットを明確に設定することで、効果のある手段を見極めることができ、イベント開催に至るまでの作業効率化を図ることができるのです。

また、ターゲット層にあわせて、お客様がイベントに参加するために支払える金額も変わってきます。若年層に向けたチケットを高額にし過ぎない、家族向けイベントの場合は、家族全員で参加した時の合計のチケット料金を鑑みて1枚あたりの料金を設定するなど、参加者にあわせた料金設定を行い、それをもとにイベント全体の収益も予め考えておきましょう。

 

【3】イベント内容の検討

 

【1】【2】で、どういった目的のもと、どのような人に向けたイベントを開催するのか整理できたら、いよいよ具体的なイベント内容の検討に入ります。

内容の検討にあたっては、まずはブレスト(ブレインストーミング)を行い、どんどん意見を出し合ってみましょう!思いついたことは何でも口に出すことをおすすめします。
ブレストにあたっては、下記の記事も参考にしてみてくださいね。

>>文化祭のアイデア出しにも!面白い企画を生むブレスト(ブレインストーミング)の進め方(株式会社LIG)
>>「ブレスト」のルールと進め方(Creive【クリーブ】)

ある程度意見を出し尽くすことができたら、次はそれぞれのアイディアが目的にあっているか、ターゲット層に向けた企画となっているかという基準で取捨選択を行い、具体的にイベント内容を形作っていきます。

ここでポイント!

余計なものはそぎ落としてシンプルに

「面白そう!」「これもやってみたい!」という風に、なんでもかんでも企画に盛り込んでしまうと、いったい何をしたいイベントなのか、メインの企画は何なのか、内容が曖昧になってしまう危険性が高いです。そうなると、いざイベントの告知を行う際にも、要素が多すぎて情報を伝えきれなかったり、お客様も趣旨が分からず混乱し、チケットを思うように売り伸ばせないといった状況に陥ります。

イベント内容は、一言のキャッチコピーで表すことができるレベルにまでそぎ落とし、洗練させていきましょう。その上で、最後にもう一度企画内容を振り返り、当初の目的と相違ない形となっていれば、企画自体は終了です。この後は、具体的な制作や、スケジュール・会場の調整などを進めてくださいね!

 

いかがでしたか?皆さんが実践する際に役立ちそうでしょうか?

もちろん、今回ご紹介した手順は、数多ある中の1つにすぎません。皆さん1人1人にあったイベント企画方法もあるかと思います。ただ、いつも企画段階でまとまらずに悩んでいるという方、企画したは良いが、お客様にその魅力を伝えることができていないという方は、ぜひ参考にしていただき、イベントの目的やコンセプトを明確化に取り組んでみてくださいね!

 

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